A pandemia da COVID-19 e a generalização do trabalho remoto que dela resultou foram grandes ajustamentos para as pessoas em todo o mundo. Todos nós nos consideramos sortudos por não estarmos entre os muitos que perderam os seus empregos, mas isso não significa que tenha sido fácil fazer a transição para um formato de trabalho tão diferente.
A mudança tem sido particularmente difícil para os novos contratados e estagiários. Aprender a trabalhar em qualquer empresa será mais difícil para qualquer pessoa que não esteja na mesma sala que os seus mentores ou líderes.
Para garantir que os seus estagiários continuam a ser membros produtivos e integrados na sua equipa, bastam algumas estratégias novas e algum planeamento prévio. Utilize estas dicas para tornar os seus programas de estágio tão benéficos quanto possível para todos, mesmo quando só conhece os seus estagiários através de um ecrã.
1. Envolver mais pessoas
Não mantenha o seu estágio em segredo nem o ignore junto dos funcionários existentes. Se quer que os seus estagiários se sintam verdadeiramente parte da empresa, tem de envolver o resto da empresa.
Deixe toda a gente entusiasmada com a chegada dos estagiários. Faça um anúncio divertido, elogiando as suas qualificações e realizações e falando sobre a nova perspetiva que trarão consigo.
Também pode pedir aos estagiários que escrevam uma breve mensagem sobre si próprios e os seus interesses e, em seguida, incluí-la no seu e-mail de anúncio. Isto dá início ao processo de todos conhecerem os novos estagiários para que se sintam como qualquer outro membro da equipa.
2. Arranjar tempo para os pormenores
A mudança repentina para o trabalho a partir de casa deu origem a uma queixa frequente: os trabalhadores sentem frequentemente falta das pequenas conversas nos bebedouros e das breves trocas de impressões com os colegas de trabalho. Isto pode fazer com que qualquer pessoa se sinta isolada e desligada da sua equipa. É ainda pior para um recém-contratado que não teve a oportunidade de criar laços com os seus colegas.
Arranje tempo nos horários dos seus empregados e estagiários para alguma conversa. Por exemplo, organize uma reunião virtual no bebedouro: um momento para os empregados falarem casualmente sobre qualquer assunto para além do trabalho. É uma oportunidade para todos se conhecerem e para os estagiários se sentirem mais ligados às suas equipas.
No entanto, certifique-se de que isto faz parte do tempo de trabalho dos seus empregados. Se lhes pedir que abdiquem do seu tempo pessoal, é provável que sejam menos interactivos, porque só querem acabar o tempo e voltar ao seu tempo livre. Estas conversas são um investimento na sua cultura de trabalho e na colaboração das suas equipas, pelo que são apropriadas para o horário de trabalho.
3. Utilizar um sistema de amigos
É ótimo ter uma equipa inteira de pessoas prontas para apoiar os seus novos estagiários, mas pode ser esmagador quando há demasiadas pessoas à espera para ajudar. Em vez disso, atribua a cada estagiário um "amigo recém-contratado".
Este "amigo" deve ser o ponto de contacto do estagiário para conhecer a empresa. Ele pode informá-lo sobre todos os protocolos gerais, tanto formais como informais. Pode ajudar o estagiário a conhecer os meandros da empresa e apresentá-lo a outras pessoas que podem vir a ser bons amigos.
Certifique-se de que o colega que escolher é alguém que incorpora verdadeiramente a cultura da sua empresa. Em muitos aspectos, esta pessoa guiará a forma como o estagiário se sente em relação ao seu novo ambiente de trabalho, pelo que se pretende que a sua influência seja positiva. Para os ajudar a manterem-se ligados, peça-lhes que se reúnam regularmente, por exemplo, uma vez por semana.
4. Tempo de preparação com várias equipas
Os seus estagiários devem ter uma equipa específica com a qual trabalham, mas todas as empresas precisam de uma colaboração saudável para darem o seu melhor. Para ajudar os estagiários a conhecerem outras equipas e a desenvolverem a sua colaboração, organize reuniões com várias equipas.
Especificamente, apresente os seus estagiários às equipas que estão relacionadas com as suas próprias funções. Por exemplo, um estagiário de desenvolvimento UX deve familiarizar-se com os programadores de back-end, as operações de desenvolvimento e assim por diante. Não precisam necessariamente de uma reunião com os contabilistas ou com as equipas de apoio ao cliente.
Estas reuniões devem ser casuais e algo informais. Devem ser sessões para o "conhecer melhor" e não reuniões de trabalho pormenorizadas.
5. Escolha materiais de integração interactivos
Quando está a integrar um novo estagiário ou funcionário no escritório, o simples facto de estarem inseridos na cultura da sua empresa pode ajudá-los a manterem-se empenhados. Nesse contexto, pode ser possível utilizar materiais de integração passivos e secos, como manuais escritos.
No entanto, num ambiente remoto, é necessário ir mais longe para ajudar os estagiários a sentirem-se envolvidos e dar-lhes uma ideia mais forte da sua empresa. Para isso, é necessário tornar o seu processo de integração mais prático, interativo e envolvente.
Por exemplo, opte por instruções práticas com os membros da equipa dos seus estagiários ou com os seus colegas recém-contratados para a maior parte do processo de integração. Utilize vídeos com exercícios activos em vez de manuais escritos.
6. Criar laços com outros recém-chegados
Por muito acolhedores que sejam, o início de um novo estágio é sempre stressante e desafiante. Pode ajudar se os estagiários tiverem contactos com outras pessoas que estejam no seu lugar.
Pode dar-lhes essa prenda criando um grupo de recursos de colaboradores (ERG) para estagiários e novas contratações. Isto permite que os estagiários se sintam mais ligados à experiência porque estão a passar por ela com outros e não sozinhos.
Crie este grupo para se reunir regularmente, talvez uma ou duas vezes por mês, para que os estagiários e os novos contratados possam discutir os seus desafios, conhecer-se e partilhar conselhos.
7. Pedir feedback
Os seus estagiários não estão lá apenas para aprender consigo; há muito que pode aprender com eles também se fizer um esforço para os ouvir.
Peça-lhes feedback em várias alturas do estágio. Obtenha feedback sobre o programa de estágio em geral e o seu processo de integração remota.
Apesar de os estagiários não serem profissionais experientes, também podem ter conselhos valiosos sobre formas de melhorar as operações da empresa em geral. Ficaria surpreendido com o que um novo par de olhos pode detetar, por isso, pergunte-lhes como pode melhorar.
No entanto, para que isto seja produtivo, o estagiário tem de se sentir confortável e seguro ao ser honesto consigo. Também precisa de se sentir confiante de que o seu feedback será levado a sério porque, se não for, não vai querer arriscar-se a aborrecê-lo se não houver um resultado positivo.
É preciso começar a enviar esta mensagem desde o primeiro dia. A honestidade e a crítica construtiva contínua devem ser uma parte essencial da cultura da sua empresa.
8. Esperar uma curva de aprendizagem mais longa
Todos os estagiários têm uma certa curva de aprendizagem. Sem surpresa, essa curva tende a ser mais longa quando estão a aprender as coisas à distância.
Quando um estagiário não tem alguém a ensiná-lo lado a lado, pode fazer menos perguntas ou ter mais dificuldade em compreender as orientações dos seus instrutores. Ajuste as suas expectativas em conformidade e seja paciente com eles.
No entanto, isso não significa abandonar completamente as suas expectativas ou normas. Pode ser útil ter uma lista de verificação para determinados intervalos. Por exemplo, pode ter uma lista de competências que espera que os estagiários tenham aos 30 dias do programa, outra aos 60 dias e assim por diante. Certifique-se de que estas são apropriadas para um cronograma de integração remota.
Também é importante lembrar que essas listas de verificação devem ser usadas para monitorizar o progresso dos estagiários e fazer os ajustes necessários. Não devem ser usadas para descartar um estagiário ou julgá-lo como um aprendiz lento.
9. Aumentar o tempo dedicado ao gestor individual
As reuniões individuais entre cada funcionário e o seu diretor devem ser uma prática de rotina para qualquer empresa. São especialmente cruciais quando a sua equipa trabalha remotamente, uma vez que os empregados não se relacionam com os seus gestores com tanta frequência numa base regular.
Amplie ainda mais essa importância para os estagiários à distância. Eles precisam de mais orientação porque são novos na sua empresa e no mundo do trabalho em geral. Por esta razão, é uma boa ideia ajustar os horários dos seus gestores para terem reuniões individuais mais frequentes ou mais longas com os seus estagiários.
Por um lado, isto dá aos estagiários uma maior oportunidade de colocar quaisquer questões que tenham. Em segundo lugar, também permite que os estagiários se sintam mais à vontade com os seus directores. Sentir-se-ão mais envolvidos na sua empresa, serão mais rápidos a fazer perguntas e sentir-se-ão mais confiantes, o que pode aumentar o seu desempenho.
10. Celebrar as pequenas vitórias
O reforço positivo é muito importante para todos os trabalhadores, mas pode ser multiplicado por dez no caso dos estagiários à distância.
Em primeiro lugar, os estagiários estão a entrar em território desconhecido, pelo que tendem a ter dúvidas sobre muitos aspectos do seu trabalho. Não sabem que estão a ter um bom desempenho a não ser que lhes diga e, quando o fizer, continuarão a fazer um bom trabalho.
Em segundo lugar, pretende criar uma ligação entre a sua empresa e o estagiário, porque os empregados têm um melhor desempenho quando estão mais empenhados no trabalho. O reforço positivo faz com que o estagiário se sinta apreciado, o que cria uma cultura de trabalho mais positiva.
Certifique-se de que envolve também o resto da empresa no sucesso do seu estagiário. Envie boletins informativos por correio eletrónico elogiando as suas realizações e marcos. Não se esqueça de fazer o mesmo com os seus empregados mais experientes.
11. Considerar projectos de colaboração direta
A maior parte das pessoas aprende melhor ao realizar uma atividade por si própria do que ao ver alguém a fazê-la. Ao mesmo tempo, precisam de orientação durante todo o processo para saberem se estão a fazer o trabalho corretamente.
Para lhes dar esse equilíbrio entre trabalho proactivo e orientação, crie projectos em que trabalhem diretamente com outro membro da equipa. Por exemplo, pode dar ao estagiário um projeto, mas colocá-lo numa videochamada com um líder sénior enquanto trabalha no mesmo.
Desta forma, o estagiário pode fazer perguntas de forma fácil e rápida e obter orientação imediata para não ficar preso à espera de uma resposta antes de poder avançar. Isto também dá ao membro sénior da equipa uma visão dos processos de pensamento do estagiário, para que possa ver como melhor o ajudar a aprender e corrigir os erros à medida que estes acontecem.
12. Modifique as tradições antigas, não as abandone
No tempo em que todos trabalhávamos no escritório, muitas empresas tinham tradições e formas rotineiras de criar um sentido de comunidade em torno dos seus empregados. Talvez as suas equipas almoçassem juntas uma vez por semana ou realizassem uma cerimónia de entrega de prémios todos os trimestres. Este tipo de eventos pode fazer com que os seus estagiários se sintam mais como parte da equipa.
Agora que estamos num mundo mais remoto, não ponha fim a essas tradições. Basta modificá-las de uma forma diferente. Pode continuar a realizar uma cerimónia de entrega de prémios virtual, por exemplo, e pode realizar almoços de equipa, reservando uma hora específica para os membros da equipa almoçarem e conversarem através de uma videochamada.
Isto é especialmente importante quando se tem um estagiário à distância. No início, o estagiário já se sente como um peixe fora de água, por isso imagine como seria mais isolante se os colegas falassem de todas as actividades de grupo divertidas que costumavam fazer, mas em que o estagiário não pôde participar. Modificações simples podem ajudá-lo a ter uma melhor continuidade entre a cultura do escritório e a cultura do trabalho remoto.
Integração dos seus estagiários à distância sem problemas
O nosso novo mundo, subitamente mais virtual, é difícil de navegar para qualquer um de nós. No entanto, com um pouco de planeamento e estratégia, pode tornar as experiências dos seus estagiários remotos mais produtivas para todos, quer o resto da equipa esteja à distância ou no escritório.
Embora as dicas acima possam ajudar, encontrar o estagiário certo também é muito importante. Saiba mais sobre o nosso programa de estágios internacionais e como o podemos ajudar a contactar com talentos de topo em todo o mundo.
