Se há algo que podemos dizer sobre 2020, é que o ano nos obrigou a exercitar a nossa flexibilidade. Entre inúmeras outras mudanças que as pessoas em todo o mundo foram obrigadas a fazer nas suas vidas, muitos empregados e empregadores viram-se também a adaptar-se ao trabalho remoto. De facto, 70% dos trabalhadores norte-americanos trabalharam a partir de casa durante a COVID-19, em comparação com 20% antes da pandemia.
Se a transição foi uma sacudidela para os trabalhadores estabelecidos, foi um terramoto para os estagiários. Enquanto alguns estágios foram totalmente cancelados devido à pandemia, muitos outros tornaram-se estágios à distância.
Estes estágios de formato único apresentam desafios exclusivos, bem como vantagens que alguns empregadores não tinham previsto. Quais são esses prós e contras e como pode tirar o máximo partido dos seus estagiários à distância?
Vantagens dos estágios à distância
Apesar dos seus desafios, os estágios à distância continuam a ser excelentes oportunidades de aprendizagem e de crescimento tanto para os estagiários como para os empregadores. Há mesmo vantagens que oferecem em relação aos estágios tradicionais.
Oportunidades à prova de pandemia
Quando a COVID-19 se espalhou em 2020, infelizmente, 22% das empresas cancelaram totalmente os seus estágios. No entanto, muitas das que ficaram optaram por experimentar os estágios à distância e colheram os frutos.
A realidade é que ninguém sabe se ou quando haverá surtos de futuras estirpes de COVID-19 e, tal como esta não é a primeira epidemia que enfrentamos, não será a última. Outras questões, como as catástrofes naturais, podem também tornar necessário trabalhar a partir de casa no futuro. As empresas que agora sabem como gerir os estágios à distância têm uma forma de continuar os seus programas de estágio mesmo perante o futuro imprevisível.
Maior número de recrutadores
Pela sua própria natureza, os estagiários remotos não têm de viver na sua área nem têm de estar dispostos a mudar-se temporariamente para a sua área. Tem acesso a talentos de todo o mundo com a mesma facilidade com que teria acesso a estagiários que vivem a um quarteirão de distância. Desta forma, é mais fácil encontrar o talento e a cultura perfeitos para a sua equipa.
Desenvolver a independência
No mundo da tecnologia, em particular, os profissionais estão constantemente à procura de soluções para problemas que nunca viram antes. Por esse motivo, uma das competências mais importantes no domínio da tecnologia é aprender a utilizar recursos para resolver um problema por si próprio.
Os estagiários à distância têm mais probabilidades de desenvolver esta competência porque têm menos probabilidades de recorrer ao seu mentor no cubículo ao lado sempre que lhes surge uma questão. Em vez disso, vão parar um momento para ver se conseguem encontrar a resposta sozinhos, o que desenvolve não só o seu sentido de iniciativa independente, mas também a sua confiança.
Exposição ao trabalho remoto profissional
Devido ao facto de terem sido forçados a trabalhar à distância devido à pandemia, os líderes empresariais de todo o mundo acabaram por se expor ao trabalho à distância de uma forma nunca antes vista. Para muitos, a transição e os resultados foram mais suaves do que o esperado e planeiam oferecer mais oportunidades de trabalho à distância no futuro.
Se a sua empresa está entre aquelas que vêem um futuro para o trabalho remoto, um estágio remoto é uma forma perfeita de experimentar novos talentos. Tem a oportunidade de ver como os seus estagiários funcionam num ambiente remoto, pelo que é fácil saber se são adequados para esse ambiente de trabalho a longo prazo.
Principais desafios colocados pelos estágios à distância
Por muito benéficos que os estágios à distância tenham sido tanto para os empregadores como para os estagiários, também têm desafios inegáveis.
Gestão da força de trabalho
Uma das razões pelas quais alguns executivos e líderes hesitaram em relação ao trabalho remoto no passado foi a sua preocupação com a gestão da força de trabalho. Temiam que fosse difícil manter os empregados motivados e empenhados se não os pudessem ver e, para alguns, isso provou ser verdade.
Mesmo para os estagiários mais esforçados e concentrados, é comum uma certa falta de empenho quando estão isolados dos seus mentores e colegas de trabalho. Isto obrigou os gestores a ajustar a forma como comunicam com as suas equipas. Isto é particularmente verdade no caso dos estágios, porque os estagiários ainda não têm um fluxo de trabalho estabelecido como os seus colegas permanentes têm.
Continuidade das actividades
Uma cultura consistente é uma parte crucial de um local de trabalho. É necessário que os seus empregados (e estagiários) se sintam envolvidos no negócio e que sintam uma ligação de colaboração uns com os outros. Isso é difícil de conseguir quando não há um bebedouro à volta do qual se possam reunir.
Os estagiários, em particular, precisam de sentir os efeitos da cultura da sua empresa porque ainda não estão familiarizados com ela. Se está satisfeito com o trabalho deles, também quer que eles se sintam atraídos pela ideia de um cargo permanente, e é mais provável que isso aconteça se sentirem uma ligação com a equipa e a empresa.
Aquisição de talentos
O processo de recrutamento e aquisição de talentos é normalmente bastante pessoal. Pode falar com os seus estagiários por telefone e depois fazer uma ou duas entrevistas presenciais, ao mesmo tempo que os faz conhecer a equipa para avaliar a sua química. Naturalmente, isto não é tão natural quando é necessário efetuar todo o processo à distância.
No caso dos estágios tecnológicos, em particular, a maioria dos empregadores inclui testes de competências nas suas entrevistas. Pode ser difícil encontrar formas adequadas de o fazer através de uma videochamada.
Recrutamento no campus
Antes da pandemia, muitos empregadores recrutavam para os seus estágios visitando os campus universitários para conhecer os estudantes, falar com as turmas e realizar entrevistas. As feiras de estágios também eram formas populares de recrutar talentos. Todas estas interacções davam aos empregadores a oportunidade de entusiasmar os estudantes com os seus estágios.
Quando se contrata estagiários à distância, perde-se estas oportunidades de recrutamento no campus. Os estágios digitais podem ser uma opção, mas ainda há uma componente interactiva que pode estar em falta.
Dicas para maximizar os seus programas de estágio à distância
Apesar dos desafios, os estágios à distância podem ser extremamente produtivos e benéficos se utilizar as estratégias e os ajustes correctos. Comece com estas dicas de topo.
Estabelecer uma estratégia comprovada de recrutamento à distância
Em primeiro lugar, é necessário modificar as suas estratégias de recrutamento anteriores para que funcionem com um formato de recrutamento e entrevista à distância. Por exemplo, pode querer produzir vídeos que dêem aos estagiários uma ideia da cultura da sua empresa. Também pode utilizar ferramentas e parceiros concebidos para o recrutamento remoto de estagiários.
Aperfeiçoe também as perguntas da entrevista e os testes de competências. Para estagiários de desenvolvimento de software, por exemplo, tente fazer perguntas especificamente concebidas para verificar se estão preparados para trabalhar à distância.
Investir em ferramentas de comunicação versáteis
Ter as ferramentas de comunicação certas para a sua equipa é uma das formas mais importantes de facilitar o trabalho remoto produtivo. É importante que os membros da equipa possam entrar em contacto uns com os outros para colocar questões ou até mesmo para ter uma conversa amigável de forma rápida e fácil. Isto é especialmente importante para os estagiários, que têm certamente mais perguntas.
Tenha um conjunto estabelecido e uniforme de ferramentas de comunicação para as equipas utilizarem. Por exemplo, pode ter uma plataforma de conversação digital que os funcionários devem manter aberta em segundo plano durante todo o dia para trocas rápidas, bem como uma plataforma de vídeo à qual podem aceder para uma chamada rápida. O nome do jogo é continuidade: fazer com que todos utilizem as mesmas ferramentas para que haja um local onde saibam que podem entrar em contacto com qualquer pessoa.
Agendar reuniões de controlo permanentes
É fácil para os gestores e os seus estagiários sentirem uma maior desconexão quando estão a trabalhar remotamente, porque não estão fisicamente próximos uns dos outros. Para colmatar essa lacuna, certifique-se de que nunca deixa passar demasiado tempo entre as suas interacções.
Tente estabelecer uma reunião permanente, uma ou duas vezes por semana, entre cada estagiário e o seu mentor ou diretor. Esta reunião dá-lhes a oportunidade de discutirem quaisquer problemas ou questões que possam ter e de acompanharem os seus progressos sem terem de despender tempo não planeado dos seus horários.
Considerar um modelo de rotação
Durante um estágio tradicional, o simples facto de trabalhar num escritório perto de outras equipas todos os dias permitirá ao estagiário ter uma noção dessas equipas. Durante um estágio à distância, pode ser necessário fazer um esforço mais concertado para expor o estagiário a várias equipas.
Dependendo das necessidades do estagiário, considere a possibilidade de utilizar um modelo de rotação. O estagiário pode passar algumas semanas com uma equipa, depois algumas semanas com uma equipa diferente, e assim sucessivamente.
Isto não só melhora a experiência de aprendizagem do estagiário, como também o ajuda a conhecer outros aspectos da sua empresa que poderão afetar a sua função principal de estágio. Também lhes dá uma compreensão mais profunda da sua empresa como um todo, o que será uma vantagem se os contratar a tempo inteiro após o estágio.
Escolher o mentor certo
Para os estágios remotos e presenciais, é necessário associar cada estagiário a um "mentor", ou seja, ao seu principal ponto de contacto diário. Esta é a pessoa que, de um modo geral, os protege e ensina os métodos de trabalho.
É sempre importante escolher um mentor que seja positivo, agradável e competente no seu trabalho. No entanto, para um estágio à distância, também deve certificar-se de que o mentor é competente em liderança à distância. Trata-se de um conjunto de competências totalmente diferente que precisa de ser aperfeiçoado e a capacidade do mentor para ensinar à distância pode ser determinante para a experiência e o desempenho do estagiário.
Investir tempo na criação de documentação
Há certos aspectos do trabalho dos estagiários que eles só podem aprender através da interação pessoal e da instrução prática, mesmo que seja à distância. No entanto, há muitas partes mais mundanas do trabalho em que não precisam de pensar ou tentar lembrar-se continuamente. Isto inclui protocolos e procedimentos da empresa, listas de tarefas diárias, etc.
Para este tipo de pormenores, o seu futuro eu agradecer-lhe-á se investir tempo a documentar esses pormenores com antecedência. Crie um manual de estágio, por exemplo, que contenha essas listas de verificação básicas. Isto não só evita que o estagiário tenha de se lembrar ou perguntar sobre pormenores desnecessários, como também é fácil reutilizar este guia para que os futuros estágios decorram mais facilmente.
Aumente as suas medições de progresso
É espantoso como é fácil para os empregados e estagiários avaliarem o seu desempenho numa base diária, simplesmente observando as pistas verbais e não-verbais dos seus gestores. Podem aprender muito simplesmente observando as expressões faciais de alguém enquanto analisam o seu último projeto.
Os estagiários perdem essa avaliação constante quando trabalham remotamente, o que pode levá-los a sentirem-se menos seguros em relação ao seu desempenho. Para compensar este facto, aumente o número de avaliações de progresso que costuma fazer para os estágios.
Certifique-se de que está a avaliar o progresso do estagiário tanto quantitativa como qualitativamente. Poderá ter listas de verificação de referência de competências que os estagiários devem ter aprendido ou tarefas que devem ter concluído aos 15 dias, 30 dias, 45 dias, etc. Mas, para além disso, peça aos seus mentores e gestores que discutam os seus progressos qualitativos ao longo do percurso.
Arranjar tempo para o envolvimento dos empregados
Manter os seus empregados envolvidos e amigáveis entre si é uma parte mais importante da manutenção de um local de trabalho produtivo e bem sucedido do que muitos líderes imaginam. Os empregados são melhores colaboradores quando conhecem e se dão bem com os seus colegas de trabalho. Também tendem a investir mais na empresa quando têm uma ligação com os outros funcionários.
Isto é tão verdade para os estagiários como para os empregados já estabelecidos. Para os ajudar a criar laços entre colegas de trabalho, reserve tempo para isso especificamente. Organize momentos de conversa à distância, almoços de equipa à distância ou happy hours à distância com jogos para jogar. Parece simples e trivial, mas permite que os estagiários se sintam mais à vontade para colocar questões aos colegas de trabalho e contribui para a cultura da empresa.
Maximizar os seus programas de estágios à distância
2020 pode ter-nos surpreendido a todos, mas se há um lado positivo, é o aumento das oportunidades de trabalho remoto e de estágios remotos. Usando as estratégias acima, você pode fazer de cada estágio remoto uma experiência produtiva e positiva que beneficia todos os envolvidos.
Para saber como podemos ajudar, saiba mais sobre os nossos programasIntrax Global Internships .
