Plano de Formação para o DS-7002: Como passar na prova à primeira tentativa

Todo o processo de visto J-1 para estagiários ou formandos começa com o formulário DS-7002. O Departamento de Estado dos EUA utiliza este formulário para confirmar que o estágio constitui uma experiência de aprendizagem estruturada: fases de formação definidas, um supervisor designado, um quadro de avaliação claro e um local de atividade comprovado. Sem um formulário DS-7002 aprovado, o patrocinador não pode emitir o DS-2019 e, sem o DS-2019, não é possível realizar a entrevista para o visto. Um plano que careça de especificidade em qualquer secção é devolvido para revisão, o que pode atrasar a entrevista de visto do seu participante em semanas.

Este guia destina-se principalmente aos responsáveis pelos recursos humanos ou aos gestores de contratação que preenchem o formulário DS-7002. Os estagiários prestes a assinar um, os coordenadores de estágios que estão a familiarizar-se com o formulário e qualquer pessoa que o veja pela primeira vez também irão verificar que as explicações e os exemplos práticos abaixo se aplicam ao seu caso.

Intrax uma entidade patrocinadora do visto J-1 designada pelo Departamento de Estado dos EUA desde 2003. Através dos nossos Global Internships , colocámos mais de 50 000 participantes do programa J-1 em empresas anfitriãs nos EUA desde 2010 e analisamos milhares de formulários DS-7002 por ano. Este guia explica o que o formulário exige, o que é reenviado e como redigir um plano que seja aprovado à primeira tentativa.

Guia rápido para principiantes:

• DS-7002: Este formulário, o plano de formação
• DS-2019: Certificado de Elegibilidade, emitido pelo patrocinador para que o participante possa solicitar um visto J-1
• SEVIS I-901: Taxa federal para visitantes de intercâmbio, a pagar online antes da entrevista na embaixada
• DS-160: Formulário de pedido de visto online, que o participante preenche para o consulado dos EUA 

O que é, na verdade, o DS-7002

O DS-7002 é um plano de formação jurídica exigido pelo Departamento de Estado dos EUA antes da emissão de qualquer visto J-1 para estagiários ou formandos. Sem ele, não há DS-2019 e, sem o DS-2019, não há visto.

Este documento é redigido em conjunto por três partes: a empresa anfitriã, o patrocinador (Intrax) e o participante. Cada uma delas assina o documento e assume obrigações legais. O Departamento de Estado utiliza-o para verificar se o estágio constitui uma experiência de aprendizagem genuína, regida peloartigo 22 CFR § 62.22 do « », o regulamento federal que define os programas de intercâmbio de visitantes.

Uma precisão antes de prosseguir: o formulário DS-7002 é exigido APENAS para as categorias de estagiários e aprendizes J-1. Investigadores, professores universitários, professores do ensino básico, au pairs e monitores de acampamentos seguem estruturas de programa diferentes e não preenchem este formulário.

Nota para os participantes: A sua assinatura tem valor legal. Ela atesta que leu o plano e aceita a função, o salário, o supervisor indicado, o horário e a duração tal como estão descritos. Discordâncias substanciais que não forem levantadas antecipadamente surgirão durante a entrevista na embaixada, quando a sua resolução exigirá dias ou semanas, em vez de uma simples chamada telefónica. Se algo parecer errado (especialmente o salário, o nome do supervisor, as datas de início e fim ou o local de atividade), discuta o assunto com o seu patrocinador antes de assinar.

Se recebeu por e-mail um formulário DS-7002 para assinar, consulte a secção de perguntas frequentes abaixo. O resto deste guia destina-se à empresa anfitriã responsável pelo preenchimento do formulário.

DS-7002 vs DS-2019: A comparação em 60 segundos

Se ainda não tem experiência com o patrocínio J-1, é fácil confundir estes dois formulários. Aqui está uma explicação resumida.

DS-7002 (Plano de Colocação em Formação/Estágio)

• Quem o preenche: A empresa de acolhimento elabora o formulário; o patrocinador revê-o
• Obrigatório apenas para as categorias de estagiários e formandos J-1
• Quando: Antes de o formulário DS-2019 poder ser emitido
• Para onde vai: ficheiro do programa do patrocinador
• Assinado por: Patrocinador + supervisor anfitrião + participante

DS-2019 (Certificado de Elegibilidade para o Estatuto de Visitante de Intercâmbio)

• Quem o preenche: Questões relacionadas com o patrocinador
• Obrigatório para: Todas as categorias J-1
• Quando: Após a aprovação do DS-7002 (se aplicável)
• O que se segue: Entrevista na embaixada + ponto de entrada nos EUA
• Assinado por: Patrocinador , participante do programa J-1 e funcionário consular 

O DS-7002 permite a emissão do DS-2019, e o DS-2019 permite a emissão do visto. Se resolver um problema no plano de formação agora, antes de todas as três assinaturas serem recolhidas, poupará dias ou semanas no prazo.

As três partes signatárias do DS-7002

Cada DS-7002 requer três assinaturas, e cada parte tem obrigações específicas decorrentes dessa assinatura.

1. O patrocinador (Intrax) verifica se o estágio está em conformidade com a regulamentação federal, assina o formulário e emite o DS-2019 após a aprovação.
2. A empresa anfitriã (você) elabora o plano de formação, designa o supervisor no local, certifica o salário e o horário de trabalho e assina o documento.
3. O participante analisa o plano que irá seguir nos próximos meses e assina-o.

As três assinaturas devem constar no processo antes da emissão do DS-2019. 

O que o Departamento de Estado realmente procura no formulário DS 7002

Os avaliadores não estão apenas a marcar uma caixa. Estão a questionar se este estágio irá realmente desenvolver as competências profissionais do participante num ambiente estruturado e supervisionado. Um plano que se assemelha a um anúncio de emprego falha esse teste imediatamente.

Eis os requisitos específicos que determinam se um DS-7002 é aprovado na análise:

• Fases com duração máxima de 4 meses cada (de acordo com as regras Intrax para programas de estágio)
• Nome completo do supervisor (é necessário indicar o nome completo; apenas o cargo não é suficiente; o supervisor deve ser um funcionário atual com experiência relevante; prestadores de serviços e colegas não são elegíveis)
• No caso de estágios remunerados, o salário deve ser igual ou superior ao salário mínimo federal, acrescido de qualquer salário mínimo estadual ou local aplicável (ver as diretrizes do Departamento do Trabalho relativas ao salário mínimo)
• As fases devem descrever o que o participante irá aprender para além das funções que irá desempenhar (o plano deve ser lido como um roteiro de aprendizagem, em vez de uma descrição de funções)
• O horário deve corresponder a um posto de trabalho a tempo inteiro
• A componente cultural deve ser substancial (a menção «o estagiário pode participar em eventos opcionais» não é suficiente)
• Atividades proibidas para estagiários: trabalho não qualificado ou ocasional, cuidados infantis, cuidados a idosos, cuidados médicos a pacientes ou contacto com estes, ou mais de 20% de trabalho administrativo ou de apoio de escritório (consulte j1visa.state.gov/programs/intern)

Como estruturar fases que sejam aprovadas na revisão

A precisão é o que distingue um plano aprovado de um que é devolvido. Descrições vagas das fases são uma das razões mais comuns pelas quais um DS-7002 é devolvido ao responsável para revisão.

Eis como essa diferença se traduz na prática.

Vago (pode ser devolvido):

Fase 1 (meses 1 a 3): O estagiário irá apoiar a equipa de marketing em várias campanhas e aprender sobre marketing digital.

Específico (com maior probabilidade de ser aprovado na revisão):

Fase 1 (meses 1 a 3): O estagiário observa dois ciclos completos de campanha, acompanha o responsável pelo SEO em três revisões de campanha, conclui a certificação HubSpot da empresa e elabora um relatório sobre o panorama competitivo até à semana 12. Avaliação: uma tabela de avaliação com quatro critérios que abrange a precisão, a profundidade da análise, a comunicação e a gestão de projetos, pontuada numa escala de 1 a 5 pelo supervisor.

A segunda versão identifica os métodos (observação, acompanhamento, obtenção de uma certificação), os resultados esperados (relatório sobre o panorama competitivo) e o quadro de avaliação. Os avaliadores precisam de ver uma aprendizagem estruturada, e essa estrutura tem de estar visível no texto.

As fases devem também complementar-se entre si. A Fase 1 abrange normalmente a integração e a observação. A Fase 2 introduz a contribuição supervisionada. A Fase 3 avança para o trabalho independente, com pontos de verificação por parte do mentor. Um plano de 12 meses em que as três fases parecem idênticas dá a impressão de ter sido copiado e colado, e os revisores dão-se conta disso.

8 razões pelas quais os formulários DS-7002 são devolvidos

Um pedido devolvido faz com que o seu estagiário perca tempo no processo de obtenção do visto. Estas são as questões que surgem com mais frequência.

1. As descrições das fases são vagas. «Ajudará em várias tarefas» parece mais um anúncio de emprego do que um plano de aprendizagem. Cada fase deve indicar competências, métodos e resultados concretos. Solução: reescreva cada fase indicando três resultados concretos e os métodos que irá utilizar para os ensinar.
2. O supervisor está indicado apenas pelo cargo. É necessário indicar o nome de uma pessoa real. A indicação «Gerente de Marketing» sem o nome associado está incompleta. Solução: introduza o nome completo do supervisor e confirme se se trata de um colaborador atual com experiência relevante.
3. O supervisor não está adequado à função. Um estagiário de design gráfico supervisionado por um gestor regional de vendas suscitará dúvidas quanto à possibilidade de os objetivos de aprendizagem serem efetivamente alcançados. Solução: nomear um supervisor cuja função esteja em consonância com a área de formação do participante, mesmo que isso implique transferir o estágio para um departamento diferente.
4. O salário indicado no formulário DS-7002 não corresponde ao da carta de oferta. Mesmo uma pequena discrepância é assinalada e requer correção antes de se poder avançar com o preenchimento do formulário. Solução: abra os dois documentos lado a lado e compare todos os valores monetários antes de enviar.
5. O horário previsto não corresponde a um estágio a tempo inteiro. Os estágios a tempo parcial não são elegíveis ao abrigo das regras padrão para estagiários/formandos com visto J-1. Solução: certifique-se de que tanto a carta de oferta como o formulário DS-7002 indicam um horário a tempo inteiro por semana antes do envio.
6. A componente cultural está em falta ou é meramente simbólica. Uma secção em branco ou uma descrição genérica sobre eventos opcionais dá a impressão de que não se está a respeitar o espírito do intercâmbio cultural. Solução: substitua a descrição genérica por dois ou três exemplos concretos específicos da sua empresa, como um programa de mentoria, um passeio trimestral da empresa ou uma visita planeada a um local de interesse cultural da região.
7. O plano parece uma descrição de funções. Enumera as responsabilidades da empresa, em vez de objetivos de aprendizagem para o participante. Solução: reescreva cada fase de modo a começar por aquilo que o participante irá aprender, em vez de aquilo que irá produzir para a empresa.
8. O local de atividade não corresponde ao local de trabalho efetivo. A omissão de escritórios satélite ou rotações entre vários locais não documentadas são motivos frequentes para esta situação. Solução: indique todos os locais onde o participante irá trabalhar, incluindo escritórios satélite, bem como qualquer calendário de rotação.

O lugar do DS-7002 no seu calendário de contratação

O DS-7002 é um documento pré-visto e constitui uma das primeiras etapas de um processo que demora semanas a concluir.

1. A empresa anfitriã define a função, o supervisor e a remuneração
2. O patrocinador confirma que o estágio está em conformidade com os regulamentos do visto J-1
3. O participante é entrevistado e aceite
4. O formulário DS-7002 foi redigido pelo anfitrião com a colaboração do patrocinador
5. DS-7002 assinado pelas três partes
6. O patrocinador emite o formulário DS-2019
7. Intrax a taxa SEVIS I-901; o participante preenche o formulário DS-160 e comparece à entrevista na embaixada 
8. Após a aprovação do visto, o participante chega aos EUA.
9. Avaliação intercalar apresentada ao patrocinador (para programas com duração superior a 6 meses)
10. Avaliação final apresentada ao patrocinador antes do término do programa
11. Período de carência de 30 dias após a data de término do programa
12. O participante deve sair dos EUA dentro do período de carência de 30 dias; não pode trabalhar, continuar as atividades do programa nem regressar ao país depois de sair

Compreender a duração deste processo é a principal razão pela qual os anfitriões devem iniciar o DS-7002 com antecedência. Cada ciclo de revisão acrescenta mais alguns dias. Consulte o processo completo de pedido do visto J-1 para obter informações detalhadas sobre os prazos.

Nota para os participantes: A data mais próxima disponível para a sua entrevista de visto depende da conclusão de todo este processo. Um formulário DS-7002 preenchido corretamente à primeira tentativa pode poupar-lhe semanas.

Avaliações: O que acontece após o início do programa J-1

As obrigações do programa não terminam com a aprovação do visto J-1. Cada colocação de estagiário ou estágio J-1 inclui duas etapas de avaliação.

• Para programas com duração inferior a 6 meses: uma avaliação final, assinada tanto pelo participante como pelo supervisor
• Para programas com duração superior a 6 meses: avaliação intercalar e avaliação final, ambas assinadas
• Todas as avaliações são enviadas ao patrocinador antes da data de término do programa

Na Intrax, enviamos as avaliações intercalares e finais ao anfitrião e ao participante. O formato já é preparado pela Intrax, mas o anfitrião pode (e deve) incluir outros tipos de indicadores de avaliação no plano de formação. 

Como Intrax o Intrax passar na prova de admissão à primeira tentativa

Intrax cada formulário DS-7002 em relação aos regulamentos federais antes de o enviar para o SEVIS, para garantir que as respostas são precisas e completas. Com mais de 20 anos como patrocinador designado de estagiários e formandos J-1 e mais de 50 000 participantes J-1 colocados em empresas como a Splunk, a Lime, a Robinhood, a Superhuman e a Equilar, a nossa equipa já se deparou com praticamente todos os problemas que um plano de formação pode apresentar. Sabemos o que é preciso para que o seu plano seja aprovado e o seu estagiário ou formando embarque no avião!

Acolha um estagiário ou formando com visto J-1 através da Intrax

Um formulário DS-7002 bem estruturado é a base para um estágio J-1 em conformidade com as normas, e preenchê-lo corretamente logo na primeira tentativa protege o seu calendário e o visto do seu estagiário. Intrax do patrocínio, da análise regulamentar e da emissão do DS-2019. A sua função é definir a função, o supervisor e o plano de aprendizagem.

Pronto para dar o próximo passo? Entre em contacto com a Intrax hoje mesmo para saber mais sobre o patrocínio do visto J-1 ou consulte os preços e os requisitos de elegibilidade.

Perguntas frequentes sobre o DS-7002

O que é o formulário DS-7002?

O DS-7002 é um Plano de Colocação em Estágio/Formação exigido pelo Departamento de Estado dos EUA para as categorias de vistos J-1 de estagiário e formando. Este documento descreve os objetivos de aprendizagem do participante, a estrutura das fases, o supervisor, a remuneração e os critérios de avaliação. O patrocinador, a empresa anfitriã e o participante devem assiná-lo antes de o DS-2019 poder ser emitido.

Onde posso obter um formulário DS-7002 em branco?

O seu patrocinador J-1 designado enviar-lhe-á o modelo do formulário DS-7002 assim que a sua colocação for definida. O formulário em branco também está disponível ao público no site do Departamento de Estado dos EUA. Intrax a versão final a todas as partes para assinatura através do DocuSign.

O DS-7002 é igual ao DS-2019?

Não. O DS-7002 é o plano de formação elaborado pela empresa anfitriã e revisto pelo patrocinador. O DS-2019 é o Certificado de Elegibilidade emitido pelo patrocinador após a aprovação do DS-7002. O participante deve levar o DS-2019, juntamente com uma cópia do seu DS-7002, para a entrevista na embaixada. 

Qual é o comprimento máximo das fases do DS-7002?

Para os estagiários, cada fase não pode ter uma duração superior a 4 meses, de acordo com as regras Intrax . Um programa de 12 meses tem normalmente três fases, com uma duração máxima de 4 meses cada.

Qual é a duração máxima dos programas de estágio e formação J-1?

Os programas de estágio J-1 têm uma duração máxima de 12 meses. Os programas de formação profissional J-1 têm uma duração máxima de 18 meses (exceto os programas na área da hotelaria, que têm uma duração máxima de 12 meses). Consulte j1visa.state.gov/programs/trainee para conhecer os requisitos específicos para a formação profissional.

É possível reutilizar o mesmo DS-7002 para vários participantes?

Não. Cada participante necessita do seu próprio formulário DS-7002, adaptado à sua função específica, supervisor, fases e remuneração.

Como posso saber se o meu DS-7002 está pronto para ser enviado?

Analise-o à luz das 8 razões acima referidas. Cada fase deve indicar resultados concretos específicos e os métodos que irá utilizar para os ensinar. O nome completo do supervisor deve ser indicado e este deve corresponder à função desempenhada. O salário e o horário devem corresponder à carta de oferta. A componente cultural não deve ser apenas um preenchimento. O local de atividade deve corresponder ao local onde o participante irá efetivamente trabalhar. Em caso de dúvida, solicite ao seu patrocinador uma revisão antes do envio.

O que acontece se cometermos um erro no formulário DS-7002?

Contacte imediatamente o seu patrocinador. Pequenas correções podem ser tratadas por via administrativa. Alterações significativas à função, ao supervisor ou à estrutura do programa requerem, normalmente, uma alteração formal. Tentar avançar com informações incorretas no processo cria um risco de incumprimento.

E se a função sofrer alterações significativas durante o programa?

Qualquer alteração formal ao formulário DS-7002 deve ser apresentada através do patrocinador. Não é possível efetuar alterações informais ao local de atividade, ao supervisor ou aos objetivos principais da formação. Se tiver alguma dúvida, contacte diretamente a Intrax .