Se a pandemia o fez repensar a estrutura do seu local de trabalho ou questionar a força da flexibilidade remota e da impressão digital da sua empresa, então os estagiários podem ser exatamente aquilo de que precisa. Com vontade de aprender e a perspetiva fresca de uma nova geração, os estagiários podem acrescentar valor a qualquer organização. A única questão é: sabe como iniciar um programa de estágios?
Se não, podemos dar-lhe uma ideia. Neste artigo, vamos delinear todos os pormenores, incluindo:
- Benefícios a curto e longo prazo dos programas de estágio
- Requisitos para os empregadores que acolhem estagiários
- Métodos de recrutamento de estagiários internacionais
- Papel dos patrocinadores num programa de estágio
- Dicas para a integração de estagiários
Mas primeiro: porquê iniciar um programa de estágios?
Porquê iniciar um programa de estágio?
A criação de um novo estágio não é uma tarefa fácil. Isto significa que o "porquê" da sua empresa tem de estar na vanguarda da conversa, para que toda a equipa esteja a bordo e trabalhe arduamente para que o programa aconteça.
O seu "porquê" deve incluir vantagens específicas da empresa. No entanto, há também uma série de benefícios mais gerais que todos os programas de estágio podem criar. Vamos descrevê-los a seguir.
Benefícios a curto prazo de um programa de estágio
Os programas de estágio têm uma longa lista de benefícios a curto prazo. Estes incluem:
- Maior possibilidade de delegar
- Capacidade de orientação e de ensino
- Nova perspetiva sobre os procedimentos e processos da empresa
Como gerir um programa de estágio: Delegar
Os estagiários começam os programas com vontade de aprender e assumir novas responsabilidades. Por conseguinte, se houver um estagiário no seu departamento, existe também uma grande oportunidade para transferir algumas tarefas para o seu prato.
Isto pode consistir em acompanhar um estagiário enquanto este preenche uma base de dados ou telefona a um cliente potencial. Também pode ser o caso de pedir a um estagiário com formação para se encarregar de algumas comunicações do departamento.
O essencial é que os estagiários querem aprender fazendo, em vez de ficarem sentados a observar a equipa durante todo o dia. Se houver uma tarefa de baixa prioridade no seu prato, é provável que um estagiário tenha todo o gosto em assumi-la.
Como gerir um programa de estágio: Mentor
Para além de tornar o seu dia a dia mais leve, os programas de estágio também proporcionam uma oportunidade de orientação. Embora a orientação seja gratificante por si só, também dá aos funcionários oportunidades de:
- Exercitar e melhorar as capacidades de liderança
- Aperfeiçoar as capacidades de comunicação
- Aprender através do ensino
- Construir a sua rede global
Quando um membro da equipa tem a oportunidade de desenvolver estas competências através de um programa de estágios da empresa, toda a organização colhe os benefícios.
Como gerir um programa de estágios: Ouvir
Durante um programa de estágio, vai ensinar, mas também vai aprender.
Os estagiários da Geração Z cresceram em linha e as suas competências digitais só têm aumentado ao longo da pandemia. Mesmo que a sua equipa seja muito experiente em tecnologia, é provável que um estagiário repare onde os processos podem ser acelerados, automatizados ou melhorados de outra forma.
Ouvir os conselhos do estagiário pode aumentar a produtividade enquanto ele estiver a trabalhar. Além disso, se optar por implementar as ideias dos estagiários a longo prazo, a sua perceção melhorará o fluxo de trabalho muito para além da data de fim do programa.
Benefícios a longo prazo de um programa de estágio
Os estágios também oferecem muitos benefícios a longo prazo, nomeadamente a criação de um canal de contratação internacional para ligar a sua empresa a talentos globais nos próximos anos. A contratação a partir de um grupo de estagiários pode ajudar a sua equipa a garantir que os novos funcionários se integram na equipa existente.
Um funil global de aquisição de talentos pode beneficiar a sua empresa durante muitos anos.
Embora o lançamento de um programa de estagiários exija trabalho, risco e uma visão de futuro, também requer que as empresas adoptem uma abordagem proactiva em relação à contratação.
Demasiadas vezes, as lacunas entre as contratações deixam os actuais membros da equipa a lutar para preencher a lacuna. Isto pode ser viável durante alguns dias, mas não a longo prazo, por isso, como é que a sua empresa pode colmatar estas lacunas de emprego?
A seleção de candidatos a partir de um conjunto de estagiários comprovados é uma excelente opção e uma prática comum.
A Associação Nacional de Colégios e Empregadores (NACE) informou que a maioria dos empregadores inquiridos num inquérito de 2015 afirmou que encontra contratações de nível básico e a tempo inteiro através dos seus programas de estágio.
O processo é sólido; depois de contratar um estagiário e de trabalhar com ele durante 6 a 12 meses, a sua equipa terá uma boa noção da sua adequação à estrutura da empresa a tempo inteiro. Este é um processo de baixo risco, uma vez que:
- Os estagiários custam menos do que as contratações a tempo inteiro
- Os estagiários compreendem que a participação num programa não garante uma posição a tempo inteiro
- Os estagiários não se destinam a preencher lacunas no emprego e não assumem tarefas de alto nível; se não se adaptarem bem, a sua equipa não terá de se esforçar para assumir a sua carga de trabalho
No que diz respeito às contratações internacionais, testar as águas com um estágio é ainda mais benéfico, uma vez que a contratação de alguém do estrangeiro requer documentação adicional.
Por último, um benefício periférico, mas não menos importante, da contratação de estagiários é a melhoria do processo de contratação.
À medida que a sua equipa aprende a iniciar um programa de estágios, o procedimento de contratação torna-se mais rigoroso. Quer planeie ou não contratar pessoal a tempo inteiro a partir do seu grupo de estagiários anteriores, aperfeiçoar o seu processo de seleção, entrevista e integração de candidatos será muito útil para a sua empresa da próxima vez que surgir uma vaga.
Requisitos para a realização de um programa de estágio internacional
Qualquer bom programa de estágios tem de cumprir alguns critérios de referência. Uma dessas referências são empregadores qualificados e fiáveis. É por isso que, em Global Internships, pedimos que as nossas empresas anfitriãs cumpram alguns requisitos razoáveis antes de começarem a contratar estagiários.
O que é um patrocinador de visto J-1?
Muitos destes requisitos da empresa dizem respeito à relação entre patrocinadores e empresas anfitriãs. Os patrocinadores (como nós) são entidades nomeadas pelo Departamento de Estado dos EUA que apoiam indivíduos que pretendem obter vistos nos EUA.
Os patrocinadores seleccionam os candidatos, ajudam a ligá-los a programas, fornecem documentos cruciais ao longo do processo de visto e prestam apoio de emergência durante a estadia dos titulares de vistos nos EUA.
Em Intrax Global Internships , nossa especialidade é trabalhar com indivíduos que buscam vistos de Visitante de Intercâmbio (J-1). Os vistos J-1 permitem que os estrangeiros concluam uma variedade de programas nos EUA (incluindo estágios) por períodos variáveis, mas geralmente não mais do que 18 meses. O visto não é um passo no processo de imigração, mas sim uma oportunidade de intercâmbio cultural e desenvolvimento profissional global.
Comunicação com os patrocinadores de vistos J-1
Enquanto futura empresa de acolhimento, os patrocinadores serão um recurso inestimável para si:
- Garantir a legalidade do seu programa
- Validar que os estagiários contratados têm experiência adequada, competências linguísticas apropriadas e estão preparados para o programa
- Apoiar os estagiários em caso de problemas com vistos durante a estadia nos EUA.
Ao longo de um programa de estágio, a relação entre os patrocinadores e as organizações de acolhimento é mutuamente benéfica. Os patrocinadores tratam dos aspectos legais. As organizações de acolhimento proporcionam um estágio de qualidade. Para que tudo corra bem, exigimos que as empresas de acolhimento com que trabalhamos:
- Comunicar-nos quaisquer alterações ao plano de estágio aprovado
- Contactar-nos imediatamente se houver uma emergência envolvendo um estagiário
- Cumprir as regras e os regulamentos da empresa anfitriã (indicados abaixo)
Oferecer um programa de estágios de qualidade
Na Global Internship, estamos empenhados em ligar os nossos potenciais titulares de vistos a experiências de topo de gama. É por isso que - para além de comunicarmos regularmente com os patrocinadores de vistos - pedimos às empresas anfitriãs que
- Supervisionar os estagiários
- Mentor de estagiários
- Pôr à disposição dos estagiários pessoal formado, equipamento e recursos relevantes
- Cumprir as leis e regulamentos pertinentes
Os estágios são empregos, mas são também experiências de aprendizagem. É por isso que esperamos que as empresas de acolhimento criem e realizem actividades estruturadas para enriquecer a experiência. Existem algumas formas de o fazer. A sua empresa pode optar por fazer com que os estagiários passem por vários departamentos para que tenham a oportunidade de aprender uma grande variedade de tarefas e processos. Pode também proporcionar formação em sala de aula ou no local de trabalho. Por último, pode convidar os estagiários a participar em conferências relevantes com os colegas de trabalho.
Restrições do programa de estágio
Sabemos que os estagiários podem participar numa grande variedade de programas. Pode estar a representar uma empresa de hotelaria ou uma empresa de tecnologia. Apesar de permitirmos flexibilidade nas tarefas de estágio com base no campo, existem algumas restrições impostas pelo governo que apresentaremos aqui.
Em primeiro lugar, os estagiários com vistos J-1 não podem trabalhar no sector da aviação, realizar trabalho ocasional ou ocupar quaisquer cargos que possam refletir-se negativamente no Departamento de Estado.
Também não estão autorizados a prestar cuidados a crianças, idosos ou doentes. Isto significa que - de um modo geral - trabalhar em creches, lares de idosos ou hospitais está fora de questão.
Uma vez que os estágios se centram no desenvolvimento profissional e no crescimento da carreira, os programas de estágio não podem incluir mais de 20% de trabalho administrativo. Essencialmente, os estagiários não podem funcionar como assistentes administrativos.
Por último, se estiver a organizar um estágio em hotelaria e turismo, deve incluir pelo menos três rotações no programa. Não há uma forma obrigatória de o fazer, pelo que pode moldar as rotações às suas necessidades.
Por exemplo, os estagiários podem passar por três departamentos diferentes ao longo do programa. Em alternativa, o estágio pode incluir três fases funcionais distintas dentro de um único departamento.
Como iniciar um programa de estágio:
Pronto para lançar um programa de estágio? Está a pensar como começar? Iremos guiá-lo através dos passos e explicar-lhe como o podemos apoiar como patrocinador do visto J-1.
A cronologia básica é a seguinte:
- Parceria com um patrocinador
- Recrutar a nível mundial
- Estagiários a bordo
1: Estabelecer uma parceria com um patrocinador
Como explicamos acima, os patrocinadores são um componente necessário de qualquer processo de solicitação de visto J-1. Eles preparam os visitantes de intercâmbio para viajar para o exterior, orientam-nos em toda a papelada necessária para obter um visto e fazem o check-in durante o programa. Como essas entidades são fundamentais para o sucesso de qualquer programa de estágio internacional, é importante encontrar e escolher os patrocinadores com sabedoria.
Em Intrax, apoiamos as empresas do início ao fim. Isto significa que nós:
- Fornecer às empresas de acolhimento os melhores talentos
- Prestar assistência em matéria de vistos (desde a emissão do DS-2019 até à partilha de conselhos para entrevistas)
- Ligar os estagiários aos seguros
- Avaliar a proficiência na língua inglesa
- Fazer o check-in e prestar apoio de emergência durante o programa
- Controlar o cumprimento da legislação durante os estágios
Se optar por trabalhar connosco como seu patrocinador para um programa de estágio global, pode ficar descansado sabendo que temos décadas de experiência no envio de pessoas para o estrangeiro.
Porquê trabalhar connosco? Estudos de caso de programas de estágio
Os nossos clientes empresariais elogiam regularmente os nossos processos e os estagiários que enviamos para eles. O apreço é mútuo; ficamos constantemente impressionados com a organização, dedicação e energia das empresas anfitriãs.
De seguida, destacamos algumas organizações com as quais trabalhamos para que possa ter uma ideia do que é ser nosso parceiro como patrocinador.
Equilar: Ligar-se a estagiários fantásticos
A Equilar é um excelente fornecedor de dados sobre executivos. De facto, é o fornecedor nº 1 de dados de executivos, fornecendo informações sobre mais de 500.000 executivos e membros do conselho de administração a mais de 1.000 clientes de empresas públicas e privadas.
A diversidade é um dos princípios fundamentais da Equilar, e a realização de um programa de estágios internacionais permite-lhes mobilizar este valor.
Megan Lum, gestora de Recursos Humanos, partilhou que os estagiários da Intrax com quem a Equilar trabalha "têm todos uma ética de trabalho fantástica, atitudes positivas e vontade de apoiar o nosso negócio em praticamente qualquer área."
O programa de estágios da Equilar não só está diretamente ligado ao seu objetivo de promover a diversidade racial, étnica e de género nas salas de reuniões, como também lhes proporciona talentos fantásticos para impulsionar a empresa.
Omnium: Receber excelentes recursos de formação
A Omnium é uma empresa fundada por licenciados da Universidade de Waterloo, especializada em serviços completos de estratégia de entrada no mercado e otimização de vendas para empresas de produtos de consumo. A Omnium está totalmente empenhada em criar estágios de qualidade e programas de orientação para estudantes prontos a desenvolver competências num ambiente de trabalho real.
Em Intrax Global Internships , fornecemos apoio J-1 à equipa da Omnium, desde a gestão de seguros até às necessidades de segurança social. Também fornecemos formação aos Visitantes de Intercâmbio que patrocinamos, o que o CEO da Omnium, John Valeriote, reconheceu como "um diferenciador fundamental no espaço de estágio global J-1".
O nosso programa de formação levou a equipa da Omnium a melhorar a forma como geria os seus programas de estágio, aumentando o valor para todas as equipas.
Robinhood: Navegar na burocracia com facilidade
A Robinhood é uma empresa de tecnologia financeira com um programa de mobilidade global que deverá crescer 100% no próximo ano.
Trabalhamos com a Robinhood como um balcão único para as suas necessidades em matéria de vistos, fornecendo vistos e supervisão jurídica aos estagiários, assegurando que todos os Visitantes de Intercâmbio estão cobertos por um seguro médico e acompanhando as equipas para verificar se o programa é bem sucedido.
Acima de tudo, a equipa do Robinhood aprecia o facto de não complicarmos a já confusa questão de trabalhar nos EUA com um visto.
Amy Jennison, Gestora do Programa de Mobilidade Global na Robinhood, partilhou que "Intrax oferece um processo fácil de navegar entre o comprador "nós" e os nossos alunos com uma excelente comunicação e serviço ao cliente. Este é um processo complexo e eles são pró-activos, o que não acontece com muitos na sua categoria de negócio."
2: Recrutar a nível mundial
Há anos que o fazemos e, por isso, dispomos de uma rede sólida de parceiros em todo o mundo em que confiamos para nos ligarem a talentos qualificados. Recorrendo a esta rede, trabalhamos com as empresas para encontrar candidatos que satisfaçam as suas necessidades.
Seja qual for o seu sector de atividade, é provável que encontremos um excelente candidato. Trabalhamos com empresas em:
- Artes; Cultura
- Hotelaria; Turismo
- Informação; Media; Comunicações
- Gestão; Negócios; Comércio; Finanças
- Administração Pública; Direito
- STEM; profissões industriais
Seja qual for a procura da sua equipa, podemos encontrar um estagiário que satisfaça as suas necessidades com competências relevantes.
3: Estagiários a bordo
Quando a sua equipa contratar um estagiário, trabalhará com ele para criar um Plano de Estágio. Este plano é benéfico para a sua equipa e uma etapa obrigatória no processo de pedido de visto.
O Plano de Colocação de Estágio consta de um formulário denominado DS-7002. O formulário pede informações básicas sobre a empresa, incluindo:
- Número de identificação do empregador
- O número de horas que os estagiários trabalharão por semana (o mínimo é 32)
- Informações sobre uma apólice de indemnização por acidente de trabalho (se aplicável)
- Número de trabalhadores a tempo inteiro na empresa
- Receitas anuais
Uma vez feito isso, é necessário criar o plano de estágio. Este não precisa de ser extenso, mas deve incluir:
- O papel do estagiário na empresa
- Os departamentos em que irão trabalhar
- As tarefas específicas que irão assumir
- As actividades culturais em que a empresa de acolhimento envolverá o estagiário
Se tiver dificuldades no preenchimento deste formulário, pode contactar-nos para colocar questões.
Embora forneçamos formação antes da partida a todos os nossos visitantes de intercâmbio, cabe à empresa anfitriã integrar os estagiários. Para que este processo seja bem sucedido:
- Enviar aos estagiários a agenda de integração antes da sua chegada
- Criar contas para o estagiário (correio eletrónico, etc.) antes da sua chegada
- Incentivar as perguntas
- Abordar os estagiários com uma atitude acolhedora
Proporcionar uma experiência de estágio de qualidade
Os estagiários globais viajam para os EUA para se desenvolverem profissionalmente, mas também para um intercâmbio cultural.
Isto significa que os programas bem sucedidos integram perfeitamente ambas as experiências. No local de trabalho, os membros da equipa devem dar aos estagiários oportunidades para assumirem novas responsabilidades e aprenderem os meandros dos vários departamentos. Fora do trabalho, quando apropriado, os membros da equipa devem incluir os estagiários em passeios culturais.
Vai haver uma festa de beneficência num museu local? O seu estagiário deve ser convidado. O mesmo se aplica aos bilhetes da empresa para um jogo de basebol ou qualquer outra experiência culturalmente enriquecedora.
A concentração no intercâmbio cultural contribui para um programa de sucesso e para um estagiário feliz. Quando envia o seu estagiário satisfeito com o programa, deixa a porta aberta a potenciais futuras contratações e aumenta as suas hipóteses de encontrar recrutas internacionais mais talentosos através do "boca-a-boca".
O lançamento de um programa de estágios bem sucedido pode dar início a tudo, desde o reconhecimento global do nome da empresa até à melhoria dos processos quotidianos.
Para mais informações sobre como iniciar um programa de estágios, pode contactar-nos.
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